Dalam proses pembelian, tidak semua Pesanan Pembelian atau Purchase Order (PO) selalu dapat diproses sampai selesai. Ada kalanya perusahaan harus menghentikan sebagian atau seluruh pesanan karena berbagai kondisi, seperti barang tidak jadi dibeli, pemasok tidak dapat memenuhi pesanan, kebutuhan perusahaan berubah, atau sebagian barang dari PO sudah tidak diperlukan.
Jika kondisi tersebut terjadi, Pesanan Pembelian yang masih terbuka sebaiknya tidak dibiarkan begitu saja. Di Accurate Online, tersedia fitur Tutup Pesanan yang dapat digunakan untuk menandai Pesanan Pembelian yang sudah tidak akan diproses lebih lanjut.
Fitur ini membantu perusahaan menjaga administrasi pembelian tetap rapi sekaligus mempertahankan histori transaksi yang sudah dibuat.
Tutup Pesanan merupakan fitur yang digunakan untuk menutup Pesanan Pembelian yang sudah tidak akan diproses atau dilanjutkan.
Sebagai contoh, perusahaan membuat Pesanan Pembelian sebanyak 100 unit barang kepada pemasok. Setelah itu, pemasok hanya dapat menyediakan 70 unit dan perusahaan memutuskan tidak melanjutkan sisa 30 unit.
Daripada Pesanan Pembelian tersebut tetap dianggap masih memiliki pesanan yang harus diproses, perusahaan dapat melakukan penutupan pada pesanan tersebut.
Dengan demikian, status transaksi menjadi lebih jelas dan bagian pembelian dapat mengetahui bahwa PO tersebut sudah tidak perlu diproses lebih lanjut.
Ada beberapa kondisi yang dapat menjadi alasan untuk menutup Pesanan Pembelian, antara lain:
Pesanan Pembelian yang sudah dibuat tetapi kemudian dibatalkan dapat ditutup agar tidak lagi dianggap sebagai pesanan yang masih berjalan.
Misalnya perusahaan melakukan pemesanan 100 unit, tetapi setelah melakukan konfirmasi dengan pemasok ternyata hanya 60 unit yang diperlukan.
Sisa pesanan yang tidak akan diproses dapat ditutup sehingga tidak terus muncul sebagai pesanan yang masih terbuka.
Terkadang pemasok tidak dapat menyediakan barang sesuai dengan pesanan. Jika perusahaan memutuskan untuk tidak mencari pengganti atau melanjutkan pesanan tersebut, PO dapat ditutup.
Perubahan kebutuhan operasional juga dapat menyebabkan Pesanan Pembelian tidak perlu dilanjutkan. Daripada membiarkan PO tersebut tetap terbuka, transaksi dapat ditutup setelah dipastikan memang tidak akan diproses kembali.
Dalam beberapa kasus, perusahaan membuat PO berdasarkan kebutuhan tertentu. Namun, karena adanya perubahan kondisi, barang tersebut akhirnya tidak lagi diperlukan.
Pada kondisi seperti ini, Pesanan Pembelian dapat ditutup untuk menjaga daftar pesanan tetap rapi.
Berikut langkah-langkah untuk menutup Pesanan Pembelian di Accurate Online.
Langkah pertama adalah masuk ke database perusahaan di Accurate Online.
Kemudian pilih menu:
Pembelian → Pesanan Pembelian
Menu ini digunakan untuk membuat dan mengelola transaksi Pesanan Pembelian atau Purchase Order.
Setelah masuk ke daftar Pesanan Pembelian, cari transaksi yang sudah tidak akan diproses lebih lanjut.
Kamu dapat mencari berdasarkan nomor transaksi, pemasok, tanggal transaksi, atau informasi lainnya yang tersedia pada daftar tersebut.
Pastikan Pesanan Pembelian yang dipilih sudah benar sebelum melakukan penutupan.
Klik Pesanan Pembelian yang ingin ditutup untuk membuka detail transaksi.
Periksa kembali informasi transaksi, seperti:
Tahap ini penting agar tidak terjadi kesalahan saat menutup pesanan.
Setelah transaksi dibuka, cari pengaturan Tutup Pesanan pada Pesanan Pembelian.
Aktifkan opsi tersebut untuk menandai bahwa pesanan sudah tidak akan diproses lebih lanjut.
Jika terdapat kondisi di mana hanya sebagian pesanan yang tidak akan diproses, pastikan bagian atau kuantitas yang akan ditutup sudah sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Setelah opsi Tutup Pesanan diaktifkan, klik Simpan.
Accurate Online akan menyimpan perubahan tersebut sehingga Pesanan Pembelian tidak lagi dianggap sebagai pesanan yang masih harus diproses.
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana.
PT Maju Bersama membuat Pesanan Pembelian kepada CV Sumber Jaya dengan rincian:
Barang | Pesanan | Diterima | Sisa |
Botol Plastik 500 ml | 1.000 pcs | 1.000 pcs | 0 pcs |
Tutup Botol | 1.000 pcs | 800 pcs | 200 pcs |
Setelah melakukan konfirmasi dengan pemasok, perusahaan memutuskan bahwa 200 pcs Tutup Botol yang tersisa tidak akan dikirim lagi karena kebutuhan perusahaan sudah berubah.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan tidak perlu menganggap 200 pcs tersebut sebagai pesanan yang masih harus diproses.
Pesanan Pembelian dapat ditutup sesuai dengan kondisi transaksi sehingga histori PO tetap ada, tetapi sisa pesanan tersebut tidak lagi menjadi pesanan yang harus dilanjutkan.
Menutup Pesanan Pembelian dan menghapus transaksi merupakan dua hal yang berbeda.
Menghapus transaksi berarti transaksi tersebut dihilangkan dari pencatatan sesuai dengan ketentuan dan hak akses yang berlaku.
Sedangkan menutup pesanan digunakan ketika transaksi Pesanan Pembelian sudah dibuat dan tercatat, tetapi pesanan tersebut sudah tidak akan dilanjutkan.
Oleh karena itu, jika transaksi memang sudah terjadi dan perusahaan ingin tetap mempertahankan histori pembeliannya, penggunaan fitur Tutup Pesanan dapat menjadi pilihan yang lebih tepat dibandingkan menghapus transaksi secara sembarangan.
Setelah Pesanan Pembelian ditutup, status pesanan tersebut menjadi lebih jelas karena tidak lagi diperlakukan sebagai pesanan yang masih terbuka.
Hal ini membantu bagian pembelian ketika melakukan monitoring terhadap PO.
Sebagai contoh, jika perusahaan memiliki puluhan atau bahkan ratusan Pesanan Pembelian, daftar PO yang masih terbuka sebaiknya hanya berisi transaksi yang memang masih perlu diproses.
PO yang sudah tidak akan dilanjutkan dapat ditutup sehingga tidak mengganggu proses monitoring.
Dengan demikian, bagian pembelian dapat lebih mudah membedakan:
Menutup Pesanan Pembelian merupakan salah satu langkah penting dalam menjaga administrasi pembelian tetap rapi di Accurate Online.
Tidak semua PO akan selalu berjalan sampai seluruh barang diterima. Ada kondisi tertentu yang menyebabkan sebagian atau seluruh pesanan harus dihentikan.
Daripada membiarkan PO tersebut tetap terbuka, perusahaan dapat menggunakan fitur Tutup Pesanan untuk menandai bahwa pesanan sudah tidak akan dilanjutkan.
Secara umum, prosesnya cukup sederhana:
Pembelian → Pesanan Pembelian → Pilih transaksi → Aktifkan Tutup Pesanan → Simpan.
Dengan pengelolaan Pesanan Pembelian yang baik, perusahaan dapat lebih mudah melakukan monitoring terhadap PO yang masih aktif maupun yang sudah tidak dilanjutkan.
Selain membuat administrasi pembelian lebih rapi, histori transaksi juga tetap dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.
Jadi, jika terdapat Pesanan Pembelian di Accurate Online yang sudah tidak akan diproses lagi, pastikan untuk menutup pesanan tersebut agar data pembelian tetap akurat dan mudah dimonitor.
