Pernah membuka menu Barang & Jasa di Accurate Online dan menemukan banyak barang lama yang sudah tidak pernah digunakan lagi?
Semakin lama perusahaan menggunakan Accurate Online, semakin banyak pula data barang yang tersimpan. Ada barang yang sudah tidak dijual, produk yang sudah discontinue, barang percobaan, atau item yang memang sudah tidak digunakan dalam transaksi.
Kalau semua tetap berstatus aktif, daftar barang bisa menjadi semakin panjang dan membuat proses input transaksi menjadi kurang praktis.
Solusinya bukan selalu dengan menghapus data. Untuk barang yang sudah tidak digunakan, kamu dapat menonaktifkan data barang sehingga tidak lagi dianggap sebagai barang aktif. Status nonaktif juga membuat barang tersebut tidak ditampilkan dalam proses tertentu, seperti Stok Opname.
Barang nonaktif adalah data barang yang masih tersimpan di Accurate Online, tetapi statusnya sudah tidak digunakan sebagai barang aktif.
Jadi, menonaktifkan berbeda dengan menghapus.
Data lama tetap dapat dipertahankan sebagai bagian dari riwayat database, tetapi tidak perlu terus digunakan dalam aktivitas operasional sehari-hari.
Namun, jangan asal menonaktifkan barang hanya karena sudah lama dibuat. Pastikan terlebih dahulu apakah barang tersebut masih dibutuhkan untuk transaksi atau pengelolaan persediaan.
Bisa, jika barang tersebut memang kembali dibutuhkan.
Misalnya perusahaan sebelumnya berhenti menjual suatu produk sehingga produknya dinonaktifkan. Beberapa bulan kemudian produk tersebut kembali dijual.
Daripada membuat data barang baru, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengaktifkan kembali data barang lama selama data tersebut memang masih sesuai dengan kebutuhan.
Dengan begitu, database tidak perlu dipenuhi dengan data barang yang sebenarnya merupakan item yang sama.
💡 1. Cek Riwayat Transaksi
Pastikan barang tersebut memang sudah tidak digunakan dalam transaksi berjalan.
💡 2. Cek Stok
Untuk barang persediaan, periksa terlebih dahulu apakah masih terdapat stok yang harus dikelola.
💡 3. Cek Apakah Barang Masih Digunakan
Jangan hanya melihat tanggal pembuatan barang. Pastikan barang memang sudah tidak diperlukan.
💡 4. Gunakan Nama Barang yang Konsisten
Sebelum membuat barang baru karena perubahan nama atau produk, pastikan terlebih dahulu apakah sebenarnya bisa menggunakan data barang yang sudah ada.
💡 5. Lakukan Secara Berkala
Jangan menunggu daftar Barang & Jasa sudah terlalu penuh.
Buat jadwal review data barang, misalnya setiap beberapa bulan atau saat melakukan proses data cleaning.
Daftar Barang & Jasa yang terlalu banyak bukan berarti semua datanya harus dihapus. Untuk barang yang sudah tidak digunakan, menonaktifkan dapat menjadi cara untuk merapikan database sekaligus mempertahankan data lama.
Dengan pengelolaan yang rutin, daftar barang aktif menjadi lebih terorganisir, pencarian barang lebih praktis, dan risiko salah memilih item saat transaksi dapat diminimalkan.
Jadi, daripada barang lama terus menumpuk di Accurate Online, yuk mulai rapikan daftar Barang & Jasa dengan menonaktifkan item yang memang sudah tidak digunakan!
Jika perusahaan Anda ingin lebih rapi, terdokumentasi, dan terintegrasi, manfaatkan fitur Barang dan Jasa di Accurate Online sebagai langkah awal sebelum proses transaksi atau pencatatan dilakukan.
Pelajari Lebih Lengkap Melalui Video Tutorial
Jika Anda ingin melihat praktiknya secara langsung beserta contoh cara menonaktifkan barang yang sering digunakan oleh perusahaan, silakan tonton video tutorial berikut :
