Setiap perusahaan tentu menginginkan proses penagihan piutang yang cepat, rapi, dan mudah dipantau. Namun dalam praktiknya, tidak sedikit perusahaan yang masih melakukan penyerahan faktur penjualan kepada pelanggan secara manual tanpa adanya pencatatan yang memadai. Akibatnya, sering terjadi kesulitan dalam melacak status faktur yang sudah diserahkan maupun yang masih dalam proses pembayaran.
Untuk membantu mengatasi permasalahan tersebut, Accurate Online menyediakan fitur Tukar Faktur yang dapat digunakan untuk mencatat proses penyerahan faktur kepada pelanggan secara lebih terstruktur.
Tukar Faktur merupakan fitur pada Accurate Online yang digunakan untuk mencatat penyerahan satu atau beberapa Faktur Penjualan kepada pelanggan sebagai bagian dari proses penagihan piutang.
Saat dokumen Tukar Faktur dibuat, perusahaan memiliki bukti administrasi bahwa faktur tersebut telah diserahkan kepada pelanggan. Dengan demikian, proses monitoring piutang menjadi lebih mudah karena seluruh riwayat penyerahan dokumen tercatat di dalam sistem.
Fitur ini umumnya digunakan oleh perusahaan distributor, supplier, manufaktur, kontraktor, maupun perusahaan yang memiliki termin pembayaran tertentu setelah faktur diterima oleh pelanggan.
Banyak perusahaan mengalami kendala ketika harus melacak faktur yang sudah dibawa oleh tim penagihan atau yang sedang diproses oleh pelanggan. Tanpa pencatatan yang baik, risiko kehilangan dokumen maupun keterlambatan pembayaran menjadi lebih besar.
Dengan menggunakan Tukar Faktur di Accurate Online, perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat berikut:
Berikut langkah-langkah membuat Tukar Faktur:
Masuk ke database Accurate Online Anda, kemudian pilih menu: Penjualan → Tukar Faktur
Isi informasi yang diperlukan seperti:
Klik tombol Ambil, kemudian pilih Faktur Penjualan yang ingin dimasukkan ke dalam transaksi Tukar Faktur. Anda dapat memilih satu atau beberapa faktur sekaligus sesuai kebutuhan penagihan kepada pelanggan.
Pastikan seluruh faktur yang dipilih sudah sesuai, baik dari sisi pelanggan maupun nilai tagihan yang akan ditagihkan.
Klik Simpan untuk menyelesaikan proses pembuatan Tukar Faktur.
Setelah tersimpan, dokumen Tukar Faktur dapat dicetak dan digunakan sebagai dokumen pendukung saat proses penagihan kepada pelanggan.
Ketika pelanggan telah melakukan pembayaran, Anda dapat melakukan pencatatan pembayaran melalui menu Penerimaan Penjualan.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
Dengan cara ini, pembayaran akan langsung terhubung dengan transaksi Tukar Faktur yang sebelumnya telah dibuat sehingga status piutang dapat diperbarui secara otomatis.
Agar pengelolaan piutang menjadi lebih optimal, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:
Dengan penerapan yang konsisten, perusahaan dapat mengurangi risiko piutang tertunggak dan meningkatkan efektivitas proses penagihan.
Masih bingung dengan langkah-langkah di atas?
🎥 Tonton video tutorial Cara Tukar Faktur di Accurate Online berikut untuk melihat praktiknya secara langsung.
Melalui video tersebut, Anda dapat mengikuti setiap langkah secara detail mulai dari pembuatan Tukar Faktur, pemilihan Faktur Penjualan, hingga proses penerimaan pembayaran.
